TENDÊNCIAS E INOVAÇÕES NO SECRETARIADO EXECUTIVO

 TENDÊNCIAS E INOVAÇÕES NO SECRETARIADO EXECUTIVO 

 

O papel do secretário executivo está em constante evolução devido às mudanças tecnológicas e às demandas cada vez mais complexas do ambiente corporativo. Para se destacar no futuro, o secretário executivo deve adotar novas tendências e desenvolver uma gama diversificada de habilidades. Algumas tendências do mercado vão andar de mãos dadas com o Secretário Executivo que deseja se destacar entre os demais, e para isso é necessário estar atento a algumas possibilidades como:

Automação e Inteligência Artificial (IA): A automação de tarefas rotineiras e a integração de ferramentas de IA estão se tornando cada vez mais comuns. Secretários executivos precisarão se familiarizar com softwares que automatizam agendamentos, lembretes e até mesmo respostas a e-mails. A capacidade de usar e interpretar ferramentas baseadas em IA para otimizar processos será crucial. "A automação não é o futuro; é o presente. Ela redefine as expectativas sobre o que significa ser produtivo no local de trabalho e oferece aos profissionais a chance de se concentrar em tarefas de maior valor." (MIT SLOAN MANAGEMENT REVIEW, 2023).

Trabalho Remoto e Flexível: Embora seja um termo com que muitos já estão familiarizados, não são todos os profissionais que conseguem trabalhar remotamente; por isso, é necessário dar atenção a esse ponto. Com a crescente tendência do trabalho remoto, secretários executivos devem se adaptar a ambientes virtuais e plataformas colaborativas. A habilidade de coordenar equipes à distância e gerenciar agendas em diferentes fusos horários será essencial. "O trabalho remoto é mais do que uma mudança de local; é uma transformação na forma como pensamos sobre trabalho e colaboração. Adaptar-se a essa nova realidade é essencial para o sucesso no ambiente corporativo moderno" (HARVARD BUSINESS REVIEW, 2023).

Gestão de Dados e Segurança da Informação: À medida que as empresas acumulam mais dados, a capacidade de organizar, gerenciar e proteger essas informações se tornará uma habilidade chave. Isso inclui conhecimento sobre práticas de segurança cibernética e privacidade de dados, assim como também será uma ótima oportunidade de pôr em prática a cadeira de arquivística contemplada na grade curricular dos cursos de Secretariado Executivo. "Em um mundo onde os dados são ativos valiosos, a habilidade de gerenciar e proteger essas informações se tornou uma competência indispensável para qualquer profissional moderno" (FORBES, 2023).

Habilidades de Comunicação Avançadas: A comunicação não é mais apenas sobre clareza verbal e escrita. Secretários executivos precisam dominar várias formas de comunicação, incluindo videoconferências e plataformas de mensagens instantâneas. Além disso, a capacidade de interpretar e transmitir informações de maneira eficaz será fundamental. E um adendo às comunicações também contempla tradução e interpretação de textos que não sejam da língua pátria do secretário em questão.

Habilidades Necessárias

É de senso comum entre os profissionais secretários algumas habilidades que estes devem ter em sua jornada profissional como a Tecnologia e Ferramentas Digitais que é o conhecimento em softwares de produtividade, como Microsoft Office, Google Workspace e ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello e Asana, é indispensável. Além disso, a familiaridade com softwares de automação de tarefas e análise de dados pode ser um diferencial. A gestão de Tempo e Prioridades, que se apresenta por ser a habilidade de priorizar tarefas, gerir múltiplos compromissos e utilizar técnicas de organização pessoal e profissional, será essencial para manter a eficiência e a produtividade.

Também é imprescindível destacar competências interpessoais pelo relacionamento interpessoal continua a ser uma habilidade fundamental. A capacidade de trabalhar em equipe, negociar e lidar com conflitos de forma diplomática é crucial. E por fim, a adaptabilidade e a resolução de problemas. Ser flexível e ter a habilidade de resolver problemas rapidamente diante de mudanças ou imprevistos é uma competência cada vez mais valorizada.

Alguns exemplos de ferramentas mais conhecidas de gestão e organização são:

Microsoft 365 e Google Workspace: Estas plataformas oferecem uma gama de ferramentas para gerenciamento de documentos, planilhas, apresentações e comunicação. O uso de ferramentas como Microsoft Teams e Google Meet facilita a coordenação e comunicação de equipes, especialmente em um ambiente remoto.

Trello e Asana: São plataformas de gerenciamento de projetos que ajudam a organizar tarefas, acompanhar prazos e coordenar equipes. São úteis para a criação de listas de tarefas, atribuição de responsabilidades e monitoramento do progresso dos projetos.

Evernote e OneNote: São aplicativos de organização de notas que permitem capturar, categorizar e acessar informações de forma eficiente. São ideais para gerenciamento de agendas e coleta de informações importantes.

Dropbox e Google Drive: Ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem que permitem acesso remoto e colaboração em documentos. São essenciais para manter arquivos organizados e acessíveis de qualquer lugar.

Assim, é de comum senso que o futuro do papel de um secretário executivo será definido pela capacidade de se adaptar às novas tecnologias, gerenciar a complexidade e manter a eficiência em um ambiente em constante mudança. Desenvolver essas habilidades e familiarizar-se com as ferramentas adequadas permitirá que os profissionais se destaquem e atendam às demandas emergentes do mercado. 

Portanto, se você é um profissional de secretariado executivo e deseja se destacar no mercado e estar sempre atualizado das ferramentas que podem trabalhar a seu favor, é necessário manter-se atento a essas novas tendências. 

Escrito e publicado por : Ana Clara Cavalcanti Henriques

Referências

FORBES. O papel em evolução do assistente executivo: abraçando a mudança no local de trabalho moderno. Forbes, 10 jan. 2023. 

HARVARD BUSINESS REVIEW. Trabalho remoto: o novo normal para assistentes executivos. Harvard Business Review, mar. 2023.

MIT SLOAN MANAGEMENT REVIEW. Como a inteligência artificial está transformando os papéis administrativos. MIT Sloan Management Review, 2023.

Linguística. 2. Letramento digital. 3. Ferramenta virtual Trello. 4. ARTIGO CIENTÍFICO. I. Maciel, João Wandemberg Gonçalves.UFPB/BC.